«У меня нет времени». Кажется, эта фраза стала классическим ответом на любые предложения, исходящие от коллег, друзей или членов семьи… Часто ли вы отказываете себе в таких важных вещах как отдых или поход по врачу по причине нехватки времени? Если узнали себя, тогда этот пост для вас.
Важно понять одно – время есть! Нужно уметь им правильно управлять. В этой статье рассмотрим шаги, при выполнении которых, вы сможете научиться эффективно распоряжаться своим временем.
Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент – в переводе с английского означает – управление временем (time-время, mаnagеment-управление). Тайм-менеджмент учит распоряжаться своим временем с максимальной эффективностью. Другими словами, выполнять больше задач, затрачивая при этом меньше времени.
Стив Джобс: «Работать нужно не 12 часов, а головой!»
10 шагов к успешному управлению временем
Шаг 1. Принятие решения
Примите осознанное решение начать эффективно распоряжаться своим временем. Принятие решение всегда идет рука об руку с ответственностью. А ответственность, в свою очередь, подразумевает некоторые обязательства. Таким образом, вы займете определённую позицию и естественным образом будете придерживаться ее.
Шаг 2. Постановка цели
Выделите наиболее важные для вас сферы жизни и определите, чего бы вы хотели добиться в каждой из них. После этого вы сможете сформулировать цели.
Цель должна быть:
1. Конкретна (какого результата я хочу достичь?)
2. Измерима (когда будет считаться что цель достигнута?)
3. Достижима (какие действия необходимо предпринять?)
4. Актуальна (является ли цель значимой?)
5. Ограничена во времени (к какому моменту времени необходимо достичь поставленной цели?)
Цель составленная таким образом, даст понимание конечного результата ваших действий.
Шаг 3. Расстановка приоритетов
Сформулированные цели следует расставить в порядке уменьшения значимости. То есть, первым будет то, что наиболее важно для вас, последним наименее важное. Расстановка приоритетов поможет вам определить порядок выполнения действий во времени. Цель, которая стоит первой в списке, наиболее приоритетна для вас, следовательно, задачи для ее достижения следует выполнять в первую очередь.
Наилучшим образом расставить приоритеты позволяет «метод Эйзенхауэра», в соответствии с ним все цели можно идентифицировать как:
1. Важные, срочные (следует выполнять первую очередь)
2. Важные, не срочные (следует планировать и контролировать)
3. Не важные, срочные (следует перепоручить)
4. Не важные, не срочные (нет необходимости выполнять)
Распределение целей таким образом укажет в каком направлении необходимо двигаться прямо сейчас.
Шаг 4. Планирование
Сперва, к каждой цели составьте список задач, выполнение которых на регулярной основе поможет вам достичь намеченных целей. После этого можно планировать выполнение задач. Рекомендуется выполнять планирование так, чтобы еще оставалось время на непредвиденные ситуации.
Удобные приложения для планирования:
1. Any.do
2. Todoist
3. Trello
Шаг 5. Мотивация
Тут следует рассмотреть такое понятие как «прокрастина́ция». Прокрастинацией называют состояние при котором даже самые важные и срочные дела хочется отложить на потом. Причиной может быть недостаток мотивации.
Как один из приемов мотивации можно рассмотреть принцип поощрение. Он подразумевает определенную похвалу за выполнение конкретного задания. Выберите, что-то в качестве похвалы и поощряйте себя этим каждый раз после выполнения определённого задания.
Вообще рекомендуется избегать выполнения неприятных заданий. Они приводят к стрессу и раздражительности. Такие задания лучше всего перепоручать. Это сэкономит ваше психологическое здоровье и время.
Шаг 6. Делегирование
Под делегированием понимают перепоручение задач в целях экономии времени. Этот навык очень полезен, но применить его, особенно первый раз бывает довольно затруднительно. В голову лезут мысли: «А вдруг исполнитель не справится… или сделает не так как я хочу, а мне потом придется переделывать». Тут помогут правила делегирования:
1. Проинформировать о поручении заранее
2. Четко описать ожидаемый результат
3. Обеспечить исполнителя ресурсами
4. Установить сроки
5. Контролировать на этапах выполнения
Соблюдение этих правил поможет избежать необходимости переделывать работу самому.
Шаг 7. Отдых
Продуктивная работа требует много энергии. Запас энергии восполняется отдыхом. Во время выполнения рабочих задач обязательно делайте перерывы. В это время постарайтесь полностью расслабиться и не думать о делах.
Сюда же относится и здоровый сон. Сон главный источник восполнения энергии. К началу нового рабочего дня ваш организм должен восстановиться, поэтому относитесь к режиму серьёзно и берегите свой организм.
Итак, мы рассмотрели с вами 10 шагов к эффективному управлению временем. Поочередное выполнение этих шагов поможет вам рационально использовать такой ценный ресурс как время.
